Memahami Purchase Order dan Cara Kerjanya

Purchase order (PO) umumnya sering kita temui pada perusahaan guna memenuhi permintaan pembelian yang efektif. Dengan adanya dokumen ini, maka sebuah transaksi akan lebih mudah dilakukan karena pihak pembeli dan penjual memahami setiap produk yang akan dibeli.

Semakin besar tingkatan bisnis dari suatu perusahaan, maka semakin besar pula kebutuhan akan pengadaan barang. Sehingga, dokumen PO atau pemesanan pembelian berperan penting agar tidak ada pemborosan atau penumpukan barang di gudang.

Untuk mengetahui lebih jelasnya, artikel ini akan mengulas mulai dari pengertian, fungsi, hingga contohnya. Simak ulasan artikel berikut ini.

Baca juga: Pentingnya Sistem MRP dalam Operasional Bisnis

Apa itu Purchase Order?

Purchase Order (PO) adalah sebuah dokumen resmi yang digunakan oleh perusahaan atau organisasi untuk mengirimkan permintaan pembelian barang atau jasa kepada supplier. PO atau pemesanan pembelian mengandung informasi rinci tentang barang atau jasa yang dipesan, seperti jumlah, harga, tanggal pengiriman, dan syarat pembayaran.

Selain itu, PO juga mengandung deskripsi spesifik dari produk atau jasa yang dipesan dan memastikan bahwa supplier dan pembeli memahami dan setuju dengan detail transaksi.

PO memainkan peran penting dalam memastikan aliran suplai dan pembayaran yang efisien. Pembelian barang atau jasa melalui PO memastikan bahwa perusahaan memiliki catatan resmi tentang pembelian dan bahwa transaksi tercatat dengan baik. Purchase order juga memastikan bahwa pembelian dilakukan dengan harga yang sesuai dan syarat pembayaran yang diterima oleh pembelian dan supplier.

PO dapat diterima oleh supplier sebagai bukti komitmen pembelian dan memastikan bahwa supplier memprioritaskan pemesanan dari pembeli. PO juga mempermudah proses pembayaran dengan memastikan bahwa pembelian hanya dibayar setelah barang atau jasa diterima dan memenuhi syarat. Sehingga, purchase order dapat membantu mengatur proses pembayaran dan memastikan bahwa pembayaran dilakukan pada waktu yang tepat.

PO juga membantu dalam memastikan bahwa perusahaan memenuhi kewajiban yang berhubungan dengan pembelian, seperti memastikan bahwa barang atau jasa yang dipesan tersedia pada waktu yang tepat dan bahwa pembayaran dilakukan pada waktu yang tepat. Dengan begitu, perusahaan dapat mengatur inventori dan memastikan bahwa stok tersedia untuk memenuhi permintaan pelanggan.

Fungsi Purchase Order

Purchase Order (PO) memiliki beberapa fungsi penting bagi perusahaan, antara lain:

1. Kontrak formal: sebagai kontrak formal antara pembeli dan supplier, memastikan bahwa kedua pihak memahami dan setuju dengan detail transaksi.
2. Aliran suplai yang efisien: memastikan barang atau jasa yang dipesan tersedia pada waktu yang tepat dalam memastikan aliran suplai yang efisien.
3. Kontrol biaya: membantu perusahaan untuk mengontrol biaya dengan memastikan bahwa pembelian dilakukan pada harga yang wajar.
4. Inventori yang terkontrol: membantu perusahaan untuk mengatur inventori dan memastikan bahwa stok tersedia untuk memenuhi permintaan pelanggan.
5. Pembayaran yang terkoordinasi: mempermudah proses pembayaran dengan memastikan bahwa pembelian hanya dibayar setelah barang atau jasa diterima dan memenuhi syarat.
6. Bukti resmi: memiliki nilai resmi dan diterima oleh supplier sebagai bukti komitmen pembelian.
7. Pelacakan: membantu perusahaan untuk melacak dan mengontrol pembelian barang atau jasa, memastikan bahwa hanya produk atau jasa yang diperlukan yang dibeli.
8. Keterbukaan: PO memastikan transparansi dalam transaksi antara pembeli dan supplier, memastikan bahwa informasi tentang pembelian tersedia dan tercatat dengan baik.

Komponen Penting dalam Purchase Order

Berikut adalah beberapa komponen penting dalam Purchase Order (PO) yang harus dicantumkan:

1. Nama dan Alamat Supplier

Nama dan alamat supplier harus dicantumkan dalam PO untuk memastikan pembelian dilakukan dengan benar. Dengan begitu, hal ini dapat meminimalisir terjadinya kesalahan pengiriman yang mengakibatkan kesalahan fatal.

2. Detail Produk/Jasa yang Dibeli

PO harus mencantumkan detail tentang produk atau jasa yang dibeli, termasuk spesifikasi, jumlah, dan harga. Ini untuk memastikan pemahaman kedua belah pihak antara pembeli dan penjual terkait dengan kontrak pembelian yang akan berjalan.

3. Tanggal Pengiriman

PO harus mencantumkan tanggal pengiriman yang ditentukan, termasuk jadwal pengiriman dan syarat pengiriman. Sehingga terlihat jelas dan terstruktur kapan barang harus dikirimkan.

4. Syarat Pembayaran

Dalam pemesanan pembelian harus mencantumkan syarat pembayaran, termasuk jadwal pembayaran dan kondisi pembayaran. Kedua belah pihak sangat penting untuk memahami syarat pembayaran pembelian yang akan berlangsung.

5. Syarat Kualitas

PO harus mencantumkan syarat kualitas, termasuk spesifikasi produk atau jasa yang dibeli dan standar kualitas yang harus diterima. Komponen syarat kualitas sangat penting untuk memastikan bahwa produk atau jasa yang diterima sesuai dengan yang diinginkan.

Syarat kualitas dalam PO juga memastikan bahwa supplier memahami dan setuju dengan kualitas yang diharapkan sebelum transaksi dilakukan.

6. Catatan dan Dokumentasi

PO harus didokumentasikan dengan baik untuk memastikan bahwa informasi dalam PO dapat dilacak dan dikontrol dengan mudah.

Dengan mencantumkan komponen-komponen penting tersebut, PO akan membantu perusahaan untuk memastikan bahwa pembelian dilakukan dengan transparan, tepat waktu, dan dengan biaya yang wajar.

Hal yang Perlu Diperhatikan dalam Membuat PO

da beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam membuat Purchase Order (PO), antara lain:

1. Identifikasi kebutuhan. Perusahaan harus menentukan apa yang harus dibeli dan memastikan bahwa barang atau jasa yang dibutuhkan tersedia dari supplier yang tepat.
2. Pilih supplier yang tepat. Perusahaan harus memastikan bahwa supplier yang dipilih memiliki reputasi yang baik dan memenuhi syarat kualitas dan harga yang dibutuhkan.
3. Detail item yang dibeli. PO harus mencantumkan detail tentang item yang dibeli, termasuk spesifikasi, jumlah, dan harga.
4. Syarat pembayaran. PO harus mencantumkan syarat pembayaran, termasuk jadwal pembayaran dan kondisi pembayaran.
5. Tanggal pengiriman. PO harus mencantumkan tanggal pengiriman yang ditentukan, termasuk jadwal pengiriman dan syarat pengiriman.
6. Syarat kualitas. PO harus mencantumkan syarat kualitas, termasuk spesifikasi produk atau jasa yang dibeli dan standar kualitas yang harus diterima.
7. Konfirmasi supplier. Purchase order patut dikonfirmasi oleh supplier sebelum transaksi dilakukan.
8. Catatan dan dokumentasi. Perusahaan harus memastikan bahwa PO dicatat dan didokumentasikan dengan baik, sehingga mudah dilacak dan dikontrol.

Baca juga: Faktor Penting Saat Memilih Software Penjualan dan Pembelian

Perbedaan Purchase Order dengan Purchase Requisition

Purchase Order (PO) dan Purchase Requisition (PR) adalah dua dokumen yang berbeda yang digunakan dalam proses pembelian. Berikut adalah perbedaan antara kedua dokumen tersebut:

	Purchase Order (PO)	Purchase Requisition (PR)
Tujuan	Mengeluarkan perintah pembelian resmi kepada supplier	Meminta persetujuan dan dana untuk membeli barang atau jasa
Rincian	Berisi detail tentang produk/jasa yang dibeli, termasuk spesifikasi, jumlah, harga, dan tanggal pengiriman	Berisi tentang kebutuhan barang/jasa dan estimasi biaya
Dokumentasi	Memerlukan dokumentasi formal	Tidak memerlukan dokumentasi formal
Fungsi	Perintah pembelian resmi	Permintaan pembelian

Dengan demikian, PR merupakan tahap awal dalam proses pembelian, sementara PO merupakan tahap akhir dan merupakan dokumen resmi yang digunakan untuk membeli barang atau jasa. Kedua dokumen tersebut saling melengkapi dan membantu perusahaan untuk memastikan bahwa pembelian dilakukan dengan tepat dan sesuai dengan kebutuhan.

Mengapa Perusahaan Perlu Menggunakan PO?

Purchase Order (PO) merupakan dokumen resmi yang digunakan dalam proses pembelian oleh perusahaan. Menggunakan PO memiliki beberapa manfaat penting bagi perusahaan, seperti:

Pertama, PO memastikan transparansi dan akuntabilitas dalam proses pembelian. Dokumen ini mencantumkan berbagai detail tentang produk atau jasa yang dibeli, sehingga membantu perusahaan untuk memastikan bahwa pembelian dilakukan secara transparan dan akuntabel.

Kedua, PO mempermudah perusahaan untuk melacak dan mengontrol pembelian, meningkatkan efisiensi dan memastikan bahwa pembelian dilakukan sesuai dengan jadwal dan anggaran. Hal ini membantu perusahaan untuk mengurangi risiko pembelian yang tidak diperlukan.

Ketiga, PO memastikan bahwa produk atau jasa yang dibeli sesuai dengan spesifikasi dan standar kualitas yang ditentukan. Hal ini memastikan bahwa produk atau jasa yang diterima memenuhi kebutuhan perusahaan dan membantu meningkatkan kualitas produk atau jasa.

Keempat, PO memastikan bahwa supplier memahami dan setuju dengan syarat dan kondisi pembelian. Ini membantu membangun hubungan jangka panjang dan saling percaya dengan supplier.

Kelima, PO mempermudah pemantauan dan pelacakan. Dokumen ini mempermudah perusahaan untuk memantau status pembelian dan memastikan bahwa produk atau jasa yang diterima sesuai dengan spesifikasi dan tanggal pengiriman yang ditentukan.

Dengan demikian, menggunakan PO memiliki beberapa manfaat penting bagi perusahaan dalam memastikan bahwa pembelian dilakukan secara efisien, transparan, dan akuntabel. Selain itu, memastikan kualitas produk atau jasa yang diterima, dan membantu membangun hubungan baik dengan supplier.

Contoh Purchase Order

Berikut beberapa contoh dari dokumen pemesanan pembelian:

Kesimpulan

Kesimpulan dari pembahasan Purchase Order (PO) adalah PO merupakan dokumen resmi yang digunakan dalam proses pembelian oleh perusahaan. PO memastikan transparansi dan akuntabilitas dalam proses pembelian, mempermudah perusahaan untuk melacak dan mengontrol pembelian, memastikan bahwa produk atau jasa yang dibeli sesuai dengan spesifikasi dan standar kualitas yang ditentukan, memastikan bahwa supplier memahami dan setuju dengan syarat dan kondisi pembelian, dan mempermudah pemantauan dan pelacakan. Menggunakan PO memiliki beberapa manfaat penting bagi perusahaan dalam memastikan bahwa pembelian dilakukan secara efisien, transparan, dan akuntabel.