Software Purchasing: Pengertian, Manfaat, dan Contohnya

Di dunia bisnis yang sangat dipengaruhi oleh teknologi sekarang ini, membuat banyak bisnis berlomba-lomba untuk meningkatkan efisiensi operasional. Salah satu caranya adalah dengan menggunakan software purchasing. Teknologi banyak digunakan untuk membantu perusahaan dalam hal peningkatan efisiensi proses pengadaan atau purchasing. Aplikasi purchasing ini digunakan untuk membantu mengotomatisasi dan menyederhanakan proses pembelian.

Apa itu Software Purchasing?

Software purchasing atau aplikasi purchasing adalah sebuah teknologi perangkat lunak yang dirancang untuk membantu proses pengadaan atau pembelian barang dan layanan oleh perusahaan. Teknologi ini meningkatkan efisiensi, transparansi, dan pengelolaan dalam proses pembelian, mulai dari tahap permintaan hingga pengiriman dan pembayaran. Software purchasing ini biasanya sudah terintegrasi dengan sistem manajemen yang lebih besar seperti ERP.

Baca juga penjelasan mengenai teknologi perangkat lunak ERP

Manfaat Aplikasi untuk Purchasing

Software purchasing dikembangkan untuk mengotomatisasi dan menyederhanakan proses siklus pembelian barang yang dimulai dari tahap permintaan hingga pembayaran. Menggunakan aplikasi purchasing akan memberikan banyak manfaat bagi perusahaan seperti meningkatkan efiensi proses serta mengontrol pengeluaran. Selain itu, teknologi ini juga memberikan manfaat transparasi dalam setiap tahapan pembelian. Untuk lebih jelasnya, berikut adalah manfaat dari penggunaan software purchasing:

1. Penghematan Waktu dan Biaya: Teknologi ini dapat mengotomatisasi proses pembelian sehingga akan memudahkan dan mempercepat proses tersebut. Sehingga, risiko keterlambatan dan kesalahan dalam proses dapat dihindari. Selain itu, teknologi ini juga dapat mengheat biaya karena waktu yang dihabiskan untuk mencari vendor menjadi lebih singkat sehingga dapat lebih hemat.
2. Tranparansi dan Akuntabilitas: Software purchasing dapat merekam semua transaksi pembelian secara digital dan dapat dengan mudah dipantau. Sehingga, transparasi menjadi meningkat dan risiko kecurangan atau hilang jejak pun bisa dihindari.
3. Peningkatan Kontrol: Aplikasi purchasing memungkinkan perusahaan untuk membuat aturan dan kebijakan terkait prosedur pembelian yang lebih ketat. Sehingga, kontrol terhadap proses purchasing menjadi lebih baik dan menghindari risiko pembelian yang tidak sah, diluar anggaran, dan lain sebagainya.
4. Manajemen Persediaan yang Lebih Baik: Perusahaan dapat meningkatkan kualitas manajemen persediaan. Perusahaan dapat mengatur penyimpanan barang dengan lebih efisien sehingga menghemat biaya.
5. Analisis dan Pelaporan yang Lebih Baik: Teknologi ini juga menyediakan fitur analisis dan pelaporan dimana perusahaan dapat memanfaatkan fitur ini untuk membuat laporan komprehensif mengenai kinerja proses pembelian barang. Perusahaan dapat mengevaluasi kinerja pembelian, identifikasi pola pembelian, dan menilai efektivitas vendor.

Contoh Aplikasi Purchasing yang Banyak Digunakan

Sekarang ini, sudah banyak dikembangkan teknologi perangkat lunak untuk membantu perusahaan dalam aktivitas pembelian atau pengadaan barang. Berikut adalah contoh software purchasing yang banyak digunakan:

1. SAP Ariba: Aplikasi yang satu ini merupakan aplikasi populer yang dapat membantu perusahaan mengelola proses pembelian secara digital. Aplikasi ini meliputi pemilihan vendor, negosiasi kontrak, pemenuhan pesanan, hingga pembayaran.
2. Coupa: Aplikasi ini juga merupakan perangkat lunak populer yang dapat mengelola pengeluaran meliputi proses pembelian, pengeluaran, dan faktur. Perusahaan dapat meningkatkan efisiensi dan mengontrol pengeluaran dengan bantuan Coupa.
3. Oracle Procurement Cloud: Oracle Procurement Cloud adalah aplikasi yang menyediakan solusi untuk manajemen pembelian dan pengeluaran perusahaan. Aplikasi ini memiliki fitur yang meliputi pengadaan, pengelolaan kontrak, dan analisis pengeluaran.
4. Zycus: Zycus adalah sebuah apliaksi pengadaan yang menawarkan solusi dimana perusahaan manajemen pengadaan, analisis pengeluaran, dan manajemen risiko pemasok.
5. Jaggaer: Jaggaer adalah sebuah teknologi perangkat lunak yang juga menyediakan solusi untuk pengadaan, sourcing, dan manajemen kontrak.

Aplikasi untuk purchasing memiliki peran yang cukup signifikan untuk meningkatkan efisiensi dan kontrol dalam proses pengadaan atau pembelian. Teknologi ini membantu perusahaan untuk menghemat waktu dan biaya, meningkatkan transparansi, kontrol, dan mengoptimalkan manajemen persediaan. Sebagaimana yang sudah disebutkan diatas, sekarang ini sudah banyak aplikasi pengadaan yang bisa dimanfaatkan oleh perusahaan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerjanya.