Divisi pembelian atau purchasing adalah salah satu bagian yang penting dalam sistem manajemen pengadaan barang dan jasa di perusahaan. Tugas utama divisi ini adalah mengelola proses pembelian secara efisien dan efektif, serta memastikan perusahaan mendapatkan barang dan jasa yang dibutuhkan dengan harga terbaik.
Dalam artikel ini, kita akan membahas pentingnya divisi purchasing dan peranannya dalam kesuksesan perusahaan. Yuk, simak ulasan artikel berikut ini!
Baca juga: Cari Tahu Pengertian, Jenis, dan Tahapan Procurement dalam Perusahaan
Apa Itu Purchasing?
Divisi purchasing, atau dalam bahasa Indonesia disebut bagian pembelian, merupakan salah satu bagian penting dalam struktur organisasi suatu perusahaan. Tugas utama dari divisi purchasing adalah mengurus dan mengelola semua aspek terkait proses pembelian barang atau jasa yang dibutuhkan perusahaan untuk menjalankan operasionalnya.
Dengan melakukan beberapa tugas tertentu, maka divisi ini telah membantu perusahaan dalam melakukan sebuah pembelian barang dan atau jasa yang tepat untuk kebutuhan bisnis. Selain itu, divisi ini juga membantu perusahaan dalam melakukan negosiasi harga dalam melakukan pembelian barang atau jasa.
Tugas Purchasing
Tugas dan tanggung jawab dari divisi purchasing biasanya meliputi hal-hal berikut:
1. Mengidentifikasi Kebutuhan
Divisi purchasing bekerja sama dengan bagian-bagian lain di perusahaan untuk memahami dan mengidentifikasi kebutuhan akan barang atau jasa tertentu yang dibutuhkan untuk menjalankan operasional perusahaan dengan lancar.
2. Cari dan Evaluasi Supplier
Purchaser, orang yang bekerja di divisi purchasing, mencari dan mengevaluasi berbagai pemasok atau supplier yang dapat menyediakan barang atau jasa yang diperlukan. Evaluasi biasanya melibatkan penilaian harga, kualitas produk/jasa, keandalan pemasok, dan aspek lain yang relevan.
3. Negosiasi Kontrak dan Harga
Purchaser bertugas untuk melakukan negosiasi dengan supplier guna mendapatkan kesepakatan harga dan persyaratan kontrak yang menguntungkan perusahaan. Hal ini bertujuan untuk memastikan perusahaan memperoleh barang/jasa dengan harga yang kompetitif dan kondisi yang sesuai.
4. Pembuatan Pesanan
Setelah kesepakatan tercapai dengan supplier, divisi purchasing membuat pesanan resmi yang mencakup detail spesifik barang/jasa yang dipesan, kuantitas, harga, jangka waktu pengiriman, dan syarat-syarat lainnya.
5. Manajemen Persediaan
Divisi purchasing juga bertanggung jawab untuk mengelola persediaan barang yang telah dipesan dan memastikan stok tersedia sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Hal ini melibatkan pemantauan stok, penjadwalan pemesanan ulang, dan menghindari kekurangan stok atau pemborosan.
6. Mengelola Hubungan dengan Pemasok
Divisi purchasing berusaha untuk membangun dan menjaga hubungan yang baik dengan pemasok, agar kerjasama dapat berjalan lancar dan mendapatkan manfaat jangka panjang, seperti harga yang lebih baik dan pelayanan yang lebih baik dari pemasok.
Baca juga: Pahami Purchase Orde dan Cara Kerjanya
Pentingnya Divisi Purchasing
Terdapat beberapa alasan mengapa divisi pembelian memegang peran yang penting dalam keberhasilan perusahaan:
Penghematan Biaya
Divisi pembelian dilengkapi dengan pengetahuan dan keahlian untuk melakukan negosiasi yang baik dengan pemasok, sehingga perusahaan dapat mendapatkan harga yang lebih baik dan menghemat biaya. Mereka juga bisa mengidentifikasi peluang diskon dan penawaran khusus dari pemasok.
Pengendalian Kualitas
Divisi ini juga memastikan bahwa pemasok yang dipilih dapat memberikan barang atau jasa dengan kualitas yang baik. Ini sangat penting untuk memastikan bahwa produk atau jasa yang didapatkan perusahaan sesuai dengan standar yang diinginkan.
Kecepatan Penyediaan
Divisi pembelian bekerja keras untuk memastikan bahwa barang atau jasa yang dipesan dapat diperoleh dalam waktu yang sesuai. Hal ini penting agar produksi atau operasional perusahaan tidak terganggu akibat keterlambatan pada pengadaan.
Pengelolaan Risiko
Divisi pembelian juga berperan dalam mengelola risiko yang terkait dengan pengadaan barang dan jasa. Mereka melakukan analisis risiko terkait dengan pemasok, kualitas, dan keberlanjutan pasokan, serta mengambil langkah-langkah untuk meminimalkan risiko tersebut.
Kesimpulan
Divisi purchasing memiliki peran krusial dalam manajemen pengadaan barang dan jasa di perusahaan. Dengan kemampuan mereka untuk mengelola proses pembelian dengan efisien dan efektif, perusahaan dapat menghemat biaya, memperoleh produk/jasa berkualitas, dan meminimalkan risiko terkait dengan pengadaan.
Penting bagi perusahaan untuk memberikan perhatian dan mendukung divisi pembelian agar dapat beroperasi dengan maksimal, sehingga memberikan kontribusi pada kesuksesan perusahaan secara keseluruhan.
