Dalam sebuah bisnis, istilah procurement atau pengadaan umumnya sudah sering dikenal dan dilakukan. Hal ini berkaitan dengan kepentingan perusahaan atau organisasi dalam menjalankan bisnisnya.
Procurement pada dasarnya merupakan bagian penting dari manajemen pengeluaran bisnis, sehingga bagi Anda seorang pengusaha harus memahami betul istilah ini. Meskipun demikian, banyak yang beranggapan istilah ini sama dengan purchasing atau pembelian.
Oleh karena itu, dalam artikel ini akan dibahas mengenai pengadaan barang mulai dari pengertian, jenis, hingga tahapan-tahapannya. Yuk, simak lebih lengkapnya ulasan artikel berikut ini!
Baca juga: Software untuk Mengatasi Masalah Sistem Inventory
Apa Itu Procurement?
Procurement adalah proses pengadaan barang atau jasa yang diperlukan oleh suatu organisasi atau perusahaan untuk keperluan operasional atau proyek tertentu. Tentunya proses ini melibatkan berbagai tahapan seperti pengumpulan informasi vendor, pengajuan proposal, hingga tahap pelaksanaan proses pengiriman barang.
Tujuan dari pengadaan adalah untuk memastikan perusahaan memperoleh barang atau jasa yang dibutuhkan sesuai dengan kualitas dan harga yang tepat. Proses ini juga harus memperhatikan kepatuhan terhadap peraturan dan kebijakan yang berlaku. Seperti halnya aturan tentang tender dan pengadaan barang atau jasa dari pihak-pihak tertentu.
Jenis-jenis Procurement
Menurut Ramp.com, setidaknya terdapat empat jenis pengadaan yang umum dilakukan dalam dunia bisnis, antara lain:
Proses pengadaan dapat dilakukan oleh departemen khusus yang bertanggung jawab atas pengadaan yang terlibat dalam kegiatan pengadaan. Penting untuk melakukan proses procurement dengan baik dan efektif karena dapat memengaruhi kualitas dan efisiensi operasional organisasi, serta mempengaruhi keberhasilan proyek-proyek yang dilakukan.
- Direct procurement: Pembelian barang yang secara langsung mempengaruhi produk akhir perusahaan. Hal ini meliputi pembelian bahan baku, barang grosir, perangkat lunak pengadaan, atau layanan yang memainkan peran penting dalam produksi akhir.
- Indirect procurement: Pengadaan yang melibatkan barang yang tidak secara langsung berkontribusi pada produksi produk akhir. Ini termasuk alat tulis kantor, perabot, pemasaran, peralatan perawatan, atau layanan konsultasi.
- Goods procurement: Merupakan pengadaan bahan fisik, seperti alat tulis kantor, bahan baku, dan barang fisik lainnya. Hal ini juga meliputi pengadaan langganan perangkat lunak untuk perusahaan.
- Service procurement: Pengadaan layanan berbasis orang yang membantu Anda menjalankan bisnis Anda. Hal ini mencakup apa saja mulai dari pembelian perangkat lunak hingga perekrutan kontraktor. Pengadaan layanan juga dapat mencakup item yang termasuk dalam kategori pengadaan langsung dan tidak langsung.
Tahapan Procurement dalam Bisnis
Dalam melakukan pengadaan barang atau jasa, tentunya sebuah perusahaan harus melakukan tahapan-tahapan pengadaan yang perlu dilakukan. Berikut beberapa tahapan-tahapan pengadaan yang umum dilakukan dalam dunia bisnis:
1. Identifikasi Kebutuhan
Pada tahap ini, perusahaan harus menentukan kebutuhan mereka terhadap barang atau jasa tertentu yang ingin diada. Hal ini harus dilakukan dengan mempertimbangkan kebutuhan operasional dan strategi bisnis jangka pendek dan jangka panjang.
2. Pencarian Vendor
Setelah kebutuhan telah ditentukan, langkah selanjutnya adalah mencari vendor atau pemasok yang potensial. Hal ini dapat dilakukan dengan cara mencari referensi dari rekan bisnis atau melakukan riset secara mandiri.
3. Pengajuan Proposal
Setelah vendor telah terpilih, vendor akan mengajukan proposal yang berisi detail tentang barang atau jasa yang ditawarkan, termasuk harga, kualitas, dan kondisi kontrak.
4. Evaluasi Proposal
Perusahaan perlu melakukan evaluasi terhadap proposal yang telah diterima untuk memastikan bahwa seluruh barang atau jasa yang ditawarkan memenuhi kriteria yang telah ditentukan. Jangan sampai barang yang diadakan pada akhirnya tidak sesuai harapan perusahaan di kemudian hari.
5. Negosiasi Kontrak
Setelah evaluasi proposal dilakukan, organisasi akan melakukan negosiasi dengan vendor untuk menetapkan harga dan persyaratan kontrak yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
6. Pelaksanaan Kontrak
Setelah kesepakatan dicapai, kontrak ditandatangani oleh kedua belah pihak dan dilaksanakan sesuai dengan kesepakatan.
7. Pengawasan Pengiriman
Selama proses pengiriman barang atau jasa, organisasi akan melakukan pengawasan untuk memastikan barang atau jasa yang diterima sesuai dengan persyaratan kontrak yang telah disepakati.
Perbedaan Procurement dan Purchasing
Banyak yang masih beranggapan bahwa pengadaan umumnya sama dengan pembelian pada dunia bisnis. Padahal, kedua hal ini merupakan hal yang berbeda dengan tujuan yang berbeda pula. Berikut beberapa perbedaannya dalam bentuk tabel:
| Procurement | Purchasing | |
|---|---|---|
| Definisi | Proses pengadaan barang atau jasa secara umum | Proses pembelian barang atau jasa yang telah ditentukan |
| Fokus | Strategi dan perencanaan jangka panjang | Operasional dan taktis pada jangka pendek |
| Tujuan | Memaksimalkan efisiensi dan efektivitas organisasi | Mendapatkan harga terbaik untuk barang atau jasa |
| Skala | Menangani pengadaan dalam jumlah besar | Menangani pembelian dalam jumlah kecil atau sedang |
| Lingkup | Melibatkan proses evaluasi dan seleksi vendor | Melibatkan proses transaksi dan pembayaran |
| Fase proses | Lebih luas, mencakup identifikasi, evaluasi, dan seleksi vendor | Lebih sempit, mencakup pembelian dan transaksi |
| Peran dalam perusahaan | Lebih strategis dan melibatkan banyak departemen | Lebih operasional dan melibatkan departemen tertentu |
Singkatnya, procurement lebih berfokus pada strategi dan perencanaan jangka panjang. Sedangkan purchasing lebih berfokus pada operasional dan taktis pada jangka pendek.
Baca juga: Ketahui Jenis dan Manfaat Sistem Informasi Manufaktur
Pentingnya Procurement dalam Perusahaan
Pengadaan memiliki peranan yang cukup penting dalam perusahaan karena pengadaan barang atau jasa yang efisien dapat memberikan manfaat baik bagi perusahaan. Berikut beberapa hal pentingnya pengadaan bagi sebuah perusahaan:
1. Penghematan Biaya
Melalui strategi pengadaan yang tepat, maka perusahaan dapat memperoleh barang atau jasa yang sesuai dengan apa yang dibutuhkan perusahaan dengan harga termurah. Selain itu, perusahaan juga dapat memanfaatkan kekuatan tawar-menawar dengan vendor untuk mendapatkan harag yang lebih baik.
2. Memastikan Ketersediaan Barang atau Jasa
Pengadaan membantu perusahaan dalam memastikan barang atau jasa yang dibutuhkan tersedia pada waktu yang tepat. Hal ini dapat membantu perusahaan untuk memenuhi kebutuhan operasional dan meningkatkan produktivitas kinerjanya.
3. Memperbaiki Kualitas Barang atau Jasa
Pengadaan juga dapat membantu perusahaan dalam memilih vendor yang menawarkan barang atau jasa dengan kualitas terbaik. Tentunya hal ini dapat membantu perusahaan dalam meningkatkan kualitas produk yang mereka tawarkan kepada pelanggan.
4. Meningkatkan Efisiensi Operasional
Dengan menggunakan proses procurement yang efektif dan efisien, perusahaan dapat memperoleh barang atau jasa dengan waktu yang lebih singkat dan biaya yang lebih rendah. Hal ini dapat membantu perusahaan dalam meningkatkan efisiensi operasional dan mengalokasikan sumber daya untuk kegiatan yang lebih penting.
Kesimpulan
Dalam kesimpulannya, procurement merupakan proses pengadaan barang atau jasa yang sangat penting bagi perusahaan. Dalam pengadaan barang atau jasa, perusahaan perlu mempertimbangkan berbagai faktor seperti harga, kualitas, ketersediaan, dan hubungan dengan vendor.
Pengadaan yang efektif dan efisien dapat memberikan manfaat bagi perusahaan seperti penghematan biaya, peningkatan kualitas produk atau layanan, menjaga hubungan baik dengan vendor, dan meningkatkan efisiensi operasional.
