Request For Quotation (RFQ): Pahami Manfaat dan Cara Membuatnya

Dalam sebuah perusahaan, melakukan proses pengadaan barang adalah hal yang lumrah dilakukan. Mulai dari proses permintaan hingga pembelian barang. Namun terdapat hal yang perlu diperhatikan dalam proses penawaran yaitu RFQ atau request for quotation.

Request for quotation merupakan tahapan yang perlu dilakukan sebelum perusahaan melakukan permintaan barang kepada pihak vendor. Sehingga, perusahaan dapat melakuka perkiraan harga barang yang akan dibeli yang disesuaikan dengan anggaran untuk barang tertentu.

Lalu, apa yang dimaksud dengan request for quotation itu? Artikel ini akan membahasnya mulai dari pengertian, manfaat, hingga cara membuatnya.

Definisi RFQ (Request for Quotation)

Quotation
RFQ

Request for quotation atau RFQ adalah tahapan bisnis yang dilakukan ketika melakukan permintaan barang/jasa yang diajukan pembeli kepada penyedia barang/jasa untuk memperoleh penawaran terbaik.

Hal ini lantas dilakukan karena setiap perusahaan ingin melakukan pengadaan barang, maka membutuhkan anggaran yang tepat sesuai dengan kebutuhan. Jika harga penawaran barang sesuai dengan anggaran pengadaan, maka tentunya perusahaan mendapatkan keuntungan yang optimal.

Umumnya, setiap permintaan penawaran yang dilakukan terdapat beberapa detail produk seperti barang, jasa, dan anggaran yang tersedia untuk suatu barang atau jasa tertentu. Dengan begitu, pihak vendor tentunya akan menyesuaikan spesifikasi barang atau jasanya dengan anggaran yang telah tersedia dari perusahaan terkait.

Singkatnya, request for quotation cenderung fokus pada estimasi biaya yang diperlukan terhadap barang, jasa, atau sebuah proyek yang diperlukan.

Baca juga: 5 Tips Memilih Vendor ERP Sesuai Kebutuhan Anda

Manfaat RFQ bagi Bisnis

Ada beberapa manfaat yang dapat Anda peroleh jika perusahaan Anda melakukan permintaan penawaran dengan melakukan proses request for quotation, sebagi berikut:

1. Efektif dan Efisien

Proses tahapan request for quotation tentunya sangat efektif dan efisien dilakukan karena pada tahap ini dicantumkan semua barang yang diperlukan pada lembar penawaran. Hal ini tentu memudahkan perusahaan serta vendor ketika suatu saat membutuhkan barang dan jasa.

2. Menghemat Waktu

Dengan melakukan tahapan request for quotation, maka perusahaan dapat memangkas waktu pada tahap-tahap yang memakan waktu lama seperti pemilihan produk, perbandingan vendor, lokasi, dan lain-lain.

Sebagai gantinya, Anda dapat dengan mudah menulis kebutuhan akan barang atau jasa, kemudian diformulasikan untuk dicarikan vendor-vendor terbaik yang tersedia sesuai dengan anggaran belanja.

Dengan begitu proses pengadaan barang atau jasa dapat dilakukan dengan efektif dan efisien waktu mulai dari permintaan hingga pembayaran.

3. Mempermudah Proses Pengadaan

Perusahaan yang menggunakan RFQ dalam proses pengadaan maka tidak perlu lagi khawatir jika menginginkan barang atau jasa dalam jumlah besar.

Dokumen permintaan penawaran akan membantu untuk mencarikan barang atau jasa yang sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan serta anggaran yang diajukan. Sehingga perusahaan hanya perlu memantau proses jalannya tahapan permintaan penawaran ini.

4. Meminimalisir Risiko Kesalahan

Mungkin saja terjadi hal-hal yang diluar dugaan ketika sebuah perusahaan sedang melakuka proses pengadaan barang atau jasa. Dengan melakukan tahapan permintaan penawaran, maka hal-hal yang berpotensi rentan risiko dapat diminimalisir.

Sehingga masalah pada proses pengadaan seperti pembelian, ketersediaan stok, hingga perubahan pada harga dapat diminimalisir dengan baik. Oleh sebab itu perusahaan dapat melakukan proses pengadaan barang dengan lebih optimal.

Cara Membuat RFQ yang Tepat

Proses permintaan penawaran (RFQ) umumnya dilakukan di awal pengadaan barang. Setelah itu, pihak penjual atau vendor akan memberikan daftar barang, jasa, atau proyek yang dimiliki yang telah disesuaikan dengan keinginan perusahaan.

Untuk membuat permintaan penawaran, berikut beberapa hal yang perlu Anda perhatikan:

1. Mencantumkan Detail Harga

Harga merupakan hal yang perlu diperhatikan dalam permintaan penawaran. Umumnya harrga yang ditampilkan adalah harga per item.

Namun Anda juga dapat menampilkan informasi lainnya seperti syarat pembayaran, tingkat kualitas per item dan lain-lain. Hal ini tentu akan memudahkan pihak vendor dalam menyesuaikan barang atau jasa yang sesuai dengan anggaran perusahaan.

2. Mencantumkan Spesifikasi Barang dan Jasa

Selain harga, hal yang esensial untuk dicantumkan pada permintaan penawaran adalah spesifikasi barang dan jasa. Hal ini dimaksudkan agar semakin spesifik spesifikasi yang diminta, maka semakin akurat barang yang ditawarkan oleh pemasok.

Apabila perusahaan yang melakukan pengadaan barang belum tahu jumlah dan jenis barang yang ingin dibeli, maka pihak vendor akan memberikan saran dalam surat penawaran barang. Hal ini tentunya akan mempermudah perusahaan dalam menentukan spesifikasi barang dan jasa yang diinginkan.

3. Syarat dan Ketentuan

Salah satu komponen yang harus ada pada RFQ adalah syarat dan ketentuan respon vendor. Syarat dan ketentuan ini pada dasarnya tergantung dengan karakteristik perusahaan serta barang dan jasa itu sendiri.

Biasanya, syarat dan ketentuan ini berisi batas waktu pihak vendor merespon permintaan penawaran yang telah perusahaan Anda kirimkan. Dengan begitu, pihak perusahaan dapat mengirimkan RFQ kepada pihak vendor lain.

Mudahkan Proses Pengadaan Barang dengan ERP by Lyrid

Proses pengadaan barang merupakan proses dalam tahapan bisnis yang cukup rumit untuk dilakukan. Oleh karena itu, Anda perlu bantuan software untuk memudahkan proses pengadaan barang dan RFQ seperti ERP by Lyrid.

Proses pengadaan barang Anda akan jauh lebih singkat seperti penawaran, pembayaran, pengembalian, tanda terima, dan lain-lain. Selain itu, ERP by Lyrid memiliki sistem yang terintegrasi untuk membuat laporan yang Anda inginkan agar mudah membandingkan seluruh pemasok dan proses negosiasi kesepakatan.

Saatnya mudahkan proses pengadaan barang dengan ERP by Lyrid sekarang juga. Untuk informasi lebih lengkapnya, klik tautan berikut ini.