Enterprise Resource Planning (ERP) adalah suatu sistem perangkat lunak yang membantu perusahaan untuk mengelola proses bisnis utama seperti produksi, manajemen persediaan, keuangan, sumber daya manusia, dan lain sebagainya. Terdapat dua jenis sistem ERP, yaitu on-premises dan ERP cloud.
On-premises ERP adalah sistem yang diinstal dan dioperasikan pada server fisik yang terletak di lokasi perusahaan. Sementara itu, ERP cloud atau awan adalah sistem yang dioperasikan di awan atau jaringan internet. Perbedaan antara kedua sistem ini cukup signifikan dalam hal biaya, keamanan, fleksibilitas, dan skalabilitas.
Perbedaan ERP Cloud dengan On-Premises
Pertama-tama, biaya menjadi salah satu perbedaan utama antara ERP cloud dan on-premises. Pada sistem on-premises, perusahaan perlu mengeluarkan biaya awal yang signifikan untuk perangkat keras, perangkat lunak, dan infrastruktur TI. Selain itu, perusahaan juga harus membayar biaya tambahan untuk pengelolaan server dan pemeliharaan. Namun, pada sistem awan, perusahaan hanya perlu membayar biaya berlangganan bulanan atau tahunan. Biaya tersebut sudah mencakup semua pemeliharaan, perangkat lunak, dan perangkat keras yang diperlukan, serta dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.
Kedua, keamanan menjadi faktor krusial dalam memilih sistem ERP yang tepat. Dalam sistem on-premises, perusahaan bertanggung jawab untuk mengamankan server dan infrastruktur IT dari ancaman luar. Namun, dalam sistem ERP cloud, penyedia layanan komputasi awan memiliki tim ahli keamanan yang bekerja untuk mengamankan server dan data perusahaan dari serangan cyber. Oleh karena itu, perusahaan dapat memanfaatkan layanan keamanan yang ditawarkan oleh penyedia cloud dan memastikan keamanan data perusahaan.
Ketiga, fleksibilitas juga merupakan perbedaan antara ERP cloud dan on-premises yang signifikan. Dalam sistem on-premises, perusahaan membutuhkan perangkat keras dan infrastruktur TI untuk menambah atau mengurangi kapasitas server. Namun, dalam sistem awan, perusahaan dapat dengan mudah menambah atau mengurangi kapasitas server dengan menyesuaikan langganan. Oleh karena itu, ERP cloud memberikan fleksibilitas yang lebih besar dalam mengatasi perubahan skala bisnis.
Terakhir, skalabilitas menjadi salah satu faktor penting dalam memilih sistem ERP modern. Dalam sistem on-premises, perusahaan harus mengeluarkan biaya tambahan untuk meningkatkan kapasitas server ketika bisnisnya berkembang. Namun, pada sistem awan, perusahaan dapat dengan mudah meningkatkan kapasitas server dengan menambah langganan. Hal ini memudahkan perusahaan untuk menyesuaikan sistem awan dengan kebutuhan bisnis yang terus berkembang. Sehingga, skalabilitas menjadi salah satu keunggulan dari sistem awan yang tidak dimiliki oleh sistem on-premises.
ERP Cloud vs ERP On-Premises: Mana yang Lebih Cocok?
Semakin banyak perusahaan yang memilih ERP cloud untuk meningkatkan efisiensi dan mengoptimalkan operasi bisnis mereka. Selain itu, ERP cloud juga memberikan keuntungan tambahan seperti kemudahan akses dari mana saja dan kapan saja, pembaruan otomatis perangkat lunak, dan kemampuan untuk mengintegrasikan sistem dengan aplikasi lain dengan mudah.
Baca Juga: Implementasi Sistem ERP dalam Bisnis: Tahapan dan Tantanganya
Namun, terdapat juga beberapa kekurangan dalam menggunakan ERP cloud. Salah satunya adalah ketergantungan pada koneksi internet yang stabil dan cepat untuk mengakses sistem. Jika koneksi internet bermasalah, akses ke sistem awan dapat terganggu dan operasi bisnis perusahaan dapat terhambat. Selain itu, terdapat risiko keamanan yang terkait dengan penggunaan cloud, meskipun penyedia cloud telah mengambil tindakan keamanan yang memadai.
Di sisi lain, sistem ERP on-premises masih menjadi pilihan bagi beberapa perusahaan yang memiliki kebutuhan bisnis khusus atau kebijakan keamanan yang ketat yang memerlukan kontrol penuh atas infrastruktur IT mereka sendiri. Meskipun biaya dan pengelolaan yang lebih tinggi, perusahaan dapat mengatur dan mengelola server dan infrastruktur mereka sendiri sesuai kebutuhan bisnis mereka.
Pemilihan sistem ERP yang tepat harus disesuaikan dengan kebutuhan dan prioritas bisnis perusahaan. Jika biaya rendah, fleksibilitas, keamanan, dan skalabilitas merupakan faktor penting, maka sistem awan menjadi pilihan yang lebih ideal. Namun, jika perusahaan mengutamakan kontrol penuh atas infrastruktur IT dan menerapkan kebijakan keamanan yang ketat, sistem ERP on-premises masih menjadi pilihan yang lebih tepat. Oleh karena itu, perusahaan harus melakukan evaluasi kebutuhan secara cermat dan memilih sistem ERP yang paling cocok untuk memenuhi kebutuhan bisnis mereka.
Memilih ERP Cloud atau On-Premises?
Langkah-langkah untuk menentukan apakah perusahaan harus menggunakan ERP cloud atau on-premises dapat menjadi keputusan yang sulit. Sebelum memutuskan, perusahaan harus mengevaluasi kebutuhan mereka dan mempertimbangkan beberapa faktor. Berikut adalah beberapa langkah yang dapat membantu perusahaan dalam menentukan pilihan yang tepat:
Evaluasi Kebutuhan Bisnis Anda
Sebelum memilih antara ERP cloud dan on-premises, perusahaan sebaiknya mengevaluasi kebutuhan bisnis terlebih dahulu. Evaluasi ini bertujuan untuk menentukan apakah kebutuhan bisnis dapat terpenuhi dengan solusi ERP cloud atau on-premises. Jika perusahaan membutuhkan kontrol penuh atas infrastruktur IT, maka sistem ERP on-premises mungkin lebih cocok.
Evaluasi Biaya
Perhitungan biaya adalah salah satu faktor penting dalam menentukan pilihan antara ERP cloud dan on-premises. Sistem awan seringkali lebih terjangkau dibandingkan on-premises karena biaya infrastruktur dan pemeliharaan ditangani oleh penyedia cloud. Namun, biaya jangka panjang untuk ERP on-premises mungkin lebih rendah karena tidak adanya biaya langganan bulanan. Perusahaan perlu mempertimbangkan biaya implementasi, biaya pemeliharaan, biaya upgrade, dan biaya lainnya sebelum memutuskan pilihan antara ERP cloud atau on-premises.
Evaluasi Faktor Keamanan
Dalam memilih antara ERP cloud atau on-premises, faktor keamanan menjadi pertimbangan penting yang perlu dipikirkan dengan matang. Penggunaansistem awan bisa memberikan risiko keamanan yang lebih besar karena data perusahaan disimpan di server penyedia cloud. Meskipun demikian, penyedia cloud biasanya memiliki tindakan keamanan yang ketat untuk melindungi data perusahaan. Namun, jika perusahaan memiliki kebijakan keamanan yang sangat ketat, maka sistem ERP on-premises mungkin menjadi pilihan yang lebih sesuai.
Evaluasi Faktor Fleksibilitas
Fleksibilitas merupakan faktor penting yang perlu diperhatikan. ERP cloud memungkinkan akses dari tempat dan waktu manapun, sehingga memudahkan karyawan untuk bekerja dari jarak jauh atau di luar kantor. Namun, ERP on-premises dapat memberikan fleksibilitas dalam melakukan modifikasi sistem sesuai dengan kebutuhan bisnis perusahaan.
Pada kesimpulannya, pemilihan antara ERP cloud dan on-premises merupakan keputusan penting yang perlu dipertimbangkan setelah mengevaluasi kebutuhan bisnis, biaya, keamanan, dan fleksibilitas. Perusahaan harus menilai semua faktor tersebut dengan cermat dan memilih solusi yang paling sesuai untuk memenuhi kebutuhan bisnis mereka.
