Dalam dunia akuntansi bisnis sering dikenal dengan kartu stok barang atau bin card yang digunakan untuk berbagai keperluan transaksi dalam bisnis.
Isi dari kartu stok ini adalah kumpulan catatan pembukuan mengenai aktivitas transaksi yang berlangsung, baik itu dalam bentuk kertas maupun digital.
Oleh karena kartu ini mencatat banyak transaksi keluar masuk dalam perusahaan, maka pengerjaannya sangat rumit dan rentan terhadap kesalahan input. Ada berbagai cakupan seperti pembelian, pemesanan, penjualan, pengembalian, hingga perbaikan.
Dengan begitu, bin card merupakan kartu yang berisikan seluruh perputaran stok dan saldo dalam sebuah perusahaan. Kartu stok ini dapat dijadikan alternatif untuk melacak inventaris dari sebuah perusahaan.
Untuk mengetahui lebih jauh tentang kartu stok, artikel ini akan membahas mulai dari pengertian, manfaat, hingga contoh yang perlu Anda ketahui.
Baca juga: Pentingnya Mengembangkan Sistem Informasi Inventaris Barang
Pengertian Kartu Stok Barang
Kartu stok barang adalah kumpulan dari catatan pembukuan yang berisikan berbagai aktivitas transaksi yang terjadi dalam sebuah perusahaan.
Mulai dari transaksi pemesanan, pembelian, penjualan, perbaikan, dan pengembalian. Kartu stok ini berisikan seluruh perputaran stok serta sisa saldo dari sebuah perusahaan.
Hal yang perlu diperhatikan adalah jumlah persediaan fisik dan jumlah yang tertera pada kartu ini harus sama. Sehingga stok ketersediaan perusahaan dapat diukur secara tepat dan akurat.
Bin card ini akan memudahkan bagian audit internal dalam melakukan pengecekan masalah terkait dengan manajemen perusahaan.
Fungsi Kartu Stok Barang
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, fungsi utama dari kartu stok adalah sebagai pencatatan seluruh pergerakan stok perusahaan. Selain itu, kartu stok juga digunakan sebagai pembanding antara saldo stok dengan ketersediaan stok fisik yang ada.
Dengan begitu, sebuah perusahaan dapat dengan mudah mengetahui kapan adanya pertambangan stok barang yang masuk serta keluar. Format dari kartu stok juga dinilai sangat fleksibel dimana dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan masing-masing.
Manfaat Kartu Stok Barang
Dengan memanfaatkan kartu stok, ada berbagai manfaat yang dapat Anda peroleh untuk keperluan bisnis perusahaan Anda. Berikut beberapa manfaat kartu stok yang perlu Anda ketahui, sebagai berikut:
1. Memudahkan Penataan Ruang
Menggunakan bin card, maka staff gudang dapat dengan mudah dalam mengklasifikasikan barang sesuai dengan jenisnya masing-masing. Dengan begitu, maka proses klasifikasi dan distribusi barang dapat dilakukan dengan lebih cepat dan efisien.
Kartu stok juga dapat membuat proses identifikasian barang lebih mudah tanpa perlu merusak bungkus barang terkait.
2. Meminimalisir Terjadinya Kesalahan
Dalam proses manajemen pergudangan, sering sekali terjadi kesalahan akibat rumitnya proses pencatatan yang terjadi.
Kartu stok persediaan dalam hal ini berfungsi untuk memudahkan pengecekan terhadap seluruh faktur yang diterima dengan jumlah barang yang dikirimkan. Sehingga, pencatatan barang dapat dilakukan lebih akurat dan mengurangi terjadinya kesalahan.
Selain itu, informasi yang tertera pada bin card juga dapat mengurangi tingkat kesalahan yang bisa saja terjadi saat proses pengiriman barang sedang berlangsung.
3. Monitoring Persediaan
Mengetahui jumlah persediaan stok dalam sebuah perusahaan adalah hal yang sangat krusial dilakukan. Dengan menggunakan kartu stok, maka seluruh persediaan dapat dilakukan dengan mudah, akurat, dan efisien.
Meskipun demikian, Anda perlu menentukan level minimum yang tertera pada kartu stok untuk memudahkan staff gudang dalam melakukan pengawasan inventory.
4. Memudahkan Perhitungan Persediaan
Manfaat terakhir yang dapat Anda peroleh dengan menggunakan bin card yaitu dapat memudahkan perhitungan persediaan barang. Ini dapat membantu pihak auditor untuk mengidentifikasi daftar produk dengan stok barang yang sebenarnya.
Cara Membuat Kartu Stok Barang
Sebenarnya tidak ada format baku yang harus ditanamkan ketika Anda ingin membuat kartu stok di sebuah perusahaan. Namun, terdapat beberapa komponen-komponen inti yang dapat Anda gunakan sebagai acuannya.
Berikut cara yang tepat untuk membuat kartu stok:
1. Rancang Desain Kartu Stok
Desain merupakan tahapan pertama yang perlu Anda lakukan ketika membuat bin card atau kartu stok. Anda dapat menggunakan template yang telah tersedia di internet lalu mengubahnya sesuai kebutuhan perusahaan.
Anda dapat menambahkan logo perusahaan agar kartu stok yang Anda buat menjadi menarik dan terlihat profesional. Tambahkan beberapa komponen penting lainnya yang dibutuhkan pada bisnis perusahaan Anda.
2. Cetak Kartu Stok
Tahapan selanjutnya adalah mencetak kartu stok. Perlu diperhatikan bahwa Anda harus mencetak kartu yang cukup untuk setiap item agar proses pencatatan nantinya dapat dilakukan dengan efisien.
3. Simpan Kartu Stok pada Folder
Untuk mempermudah proses pengontrolan barang, Anda tentunya perlu menggunakan folder untuk menyimpan seluruh kartu yang ada. Dapat juga Anda pisahkan antara folder pemesanan, penjualan, pengembalian, dan lainnya.
Hal ini tentunya akan mempermudah nantinya ketika kartu stok barang digunakan di kemudian hari.
4. Mengisi Kartu Stok Setiap Barang yang Ada
Untuk mengisi kartu stok, Anda dapat mengisinya berdasarkan abjad nama dari sebuat barang yang hendak diisi. Hal ini perlu dilakukan agar sistem pencatatan barang menjadi lebih rapi dan terstuktur dengan baik.
5. Komunikasikan dengan Atasan dan Rekan Kerja
Agar seluruh pegawai perusahaan dapat memahami seluruhnya yang ada pada kartu stok, maka Anda harus mengkomunikasikannya kepada seluruh staf yang ada.
Anda dapat membuat jadwal mingguan atau bulanan yang diperlukan agar paparan yang Anda lakukan dapat terarah dengan baik dan seluruh staf memahani kerja sistem inventaris perusahaan.
6. Buat Neraca Persediaan
Langkah terakhir yang perlu Anda lakukan adalah dengan membuat neraca persediaan sekali per kuartal. Perlu Anda bandingkan apakah jumlah stok fisik yang tersedia sudah sesuai dengan jumlah yang ada pada kartu stok barang.
Jika hasilnya tidak sama, maka perlu dibuat pembaruan dan dilakukan pemeriksaan ulang atau dapat membuat produk yang sudah kedaluwarsa.
Baca juga: Software Inventory System untuk Efisiensi Industri Manufaktur
Contoh Kartu Stok Barang
Dalam membuat pencatatan persediaan menggunakan kartu stok, Anda harus menghitungnya secara teliti dan akurat. Hal yang perlu Anda perhatikan adalah jumlah stok fisik haruslah sesuai dengan jumlah stok yang tertera pada kartu stok.
Dengan begitu maka perusahaan dapat dengan mudah mengetahui manajemen pergudangan jauh lebih akurat melalui bin card.
Saatnya Kelola Stok Barang dengan Software Inventory by Lyrid
Pengelolaan persediaan dan stok barang memang bukan hal yang mudah, perlu dilakukan dengan hati-hati untuk hasil yang maksimal.
Satu kesalahan saja dapat membuat hasil laporan menjadi salah dan berujung pada kerugian pada bisnis yang dijalankan. Oleh karena itu, saatnya mudahkan pengelolaan persediaan dan stok barang menggunakan Software ERP by Lyrid.
Modul Inventory dari Lyrid akan membantu perusahaan dengan sistem automatisasi dalam mengelolaan persediaan di dalam gudang perusahaan Anda. Tentunya manajemen gudang menjadi jauh lebih efektif dan efisien.
Selain itu, perusahaan akan mendapatkan data yang akurat sehingga kondisi stok fisik dengan kartu stok barang akan memiliki keakuratan yang baik.
Anda juga dapat memonitor level stok, tracking stok, penyesuaian stok, hingga melakukan analisa dan laporan.
Demikianlah pembahasan mengenai fungsi serta manfaat kartu stok barang yang perlu Anda pahami dalam perusahaan. Jika Anda tertarik untuk mendapatkan Software ERP by Lyrid dapat mengklik tautan berikut ini.
