Pengelolaan gaji karyawan merupakan salah satu aspek yang krusial dalam menjalankan bisnis. Dalam dunia bisnis yang terus berkembang, proses penggajian yang efisien dan tepat waktu menjadi faktor penting bagi keberhasilan perusahaan. Oleh karena itu, pengelolaan penggajian menggunakan sistem payroll sangatlah penting.
Sistem ini merupakan sebuah perangkat lunak yang dapat mengatur dan mengelola mengenai penggajian karyawan lengkap dengan perhitungan pajaknya. Sehingga, staff penggajian tidak lagi repot untuk menghitung seluruh penggajian karyawan secara manual.
Oleh sebab itu, artikel Lyrid kali ini akan mengupas mengenai sistem payroll yang sangat penting bagi perusahaan saat ini. Simak artikel selengkapnya di bawah ini!
Baca juga: Pahami Apa Itu HRIS dan Apa Saja Fiturnya
Apa Itu Payroll?
Payroll adalah proses penggajian yang melibatkan perhitungan dan pencairan gaji kepada karyawan oleh sebuah perusahaan. Umumnya, dengan sistem ini, perusahaan telah menentukan tanggal akan dilakukannya penggajian secara otomatis.
Sistem payroll juga mencakup pengelolaan informasi karyawan terkait gaji, seperti data pribadi, jam kerja, absensi, cuti, dan tunjangan khusus. Selain itu, proses ini juga melibatkan pemenuhan kewajiban perpajakan dan peraturan ketenagakerjaan yang berlaku, seperti pemotongan dan pelaporan pajak gaji kepada otoritas pajak.
Untuk mengelola proses payroll dengan efektif, perusahaan sering menggunakan perangkat lunak payroll yang terintegrasi dengan sistem manajemen sumber daya manusia (HR) mereka. Sistem ini memungkinkan otomatisasi perhitungan gaji, pelacakan data karyawan, pembuatan laporan, dan memudahkan pengelolaan administrasi terkait penggajian.
Manfaat Perusahaan Menggunakan Payroll
Menggunakan sistem pengelolaan penggajian otomatis tentunya dapat bermanfaat bagi perusahaan yang menerapkannya. Berikut beberapa manfaat jika perusahaan menggunakan sistem payroll adalah:
1. Efisiensi Waktu dan Sumber Daya
Sistem penggajian otomatis memungkinkan perhitungan gaji yang cepat dan akurat. Sehingga hal ini dapat mengurangi ketergantungan pada pekerjaan manual yang memakan waktu.
Selain itu, perusahaan dapat menghemat waktu dan sumber daya, sehingga dapat dialokasikan untuk kegiatan lain yang lebih strategis.
2. Akurasi Perhitungan Gaji
Sistem payroll yang terintegrasi dengan database karyawan meminimalkan risiko kesalahan manusia dalam perhitungan gaji. Hal ini tentunya mengurangi kemungkinan kesalahan dalam pembayaran gaji, potongan pajak, dan lainnya.
Akurasi perhitungan gaji tentunya sangat penting untuk diperhatikan oleh setiap perusahaan. Jika terjadi kesalahan hitung dalam proses penggajian, tentunya hal ini dapat merugikan banyak pihak baik itu karyawan maupun perusahaan itu sendiri.
3. Kepatuhan Peraturan dan Perpajakan
Sistem penggajian modern sering kali menyertakan pembaruan otomatis terkait peraturan ketenagakerjaan dan perpajakan yang berlaku. Dengan mengintegrasikan aturan-aturan ini ke dalam sistem, perusahaan dapat memastikan kepatuhan yang tepat terhadap peraturan tersebut.
Hal ini termasuk pemotongan pajak gaji dan penyampaian laporan perpajakan yang akurat. Sehingga perusahaan dapat mengamankan posisinya di mata hukum yang berlaku.
4. Pelacakan dan Manajemen Data Karyawan
Software payroll yang terintegrasi dengan sistem manajemen HR memudahkan perusahaan dalam mengelola data karyawan. Informasi seperti absen, cuti, tunjangan, dan perkembangan karir dapat terdokumentasi dengan baik.
Tentunya hal ini dapat memudahkan perusahaan dalam mengambil keputusan strategis terkait karyawan, serta mempermudah audit internal dan eksternal.
5. Transparasi dan Self-service
Beberapa sistem payroll menyediakan akses self-service bagi karyawan. Hal ini memungkinkan karyawan untuk melihat dan mengelola informasi gaji mereka sendiri, termasuk slip gaji, potongan, atau perubahan data pribadi. Ini memberikan transparansi dan memungkinkan karyawan memiliki kontrol atas informasi gaji mereka.
Cara Kerja Sistem Payroll
Sistem payroll melibatkan beberapa tahap dalam siklus penggajian, yaitu pra-penggajian, penggajian, dan pasca-penggajian. Berikut adalah penjelasan singkat tentang cara kerja sistem payroll adalah:
1. Pra-Penggajian
Proses payroll dimulai dengan pemeriksaan dan pendataan gaji, cuti, tunjangan, kehadiran, denda, dan beban yang dimiliki karyawan. Data yang terkumpul dianalisis menggunakan sistem untuk menghasilkan perhitungan gaji yang akurat. Setelah itu, validitas data diperiksa untuk memastikan kesesuaian dengan kebijakan perusahaan.
Hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa tidak ada karyawan aktif yang terlewatkan dalam penggajian dan tidak ada karyawan tidak aktif yang mendapatkan pembayaran gaji yang tidak semestinya.
2. Penggajian
Setelah data berhasil divalidasi, tahap selanjutnya adalah memasukkan data tersebut ke dalam sistem penggajian untuk diproses. Dalam proses ini, sistem akan menghitung dan menyesuaikan pajak serta pengurangan yang diperlukan sehingga menghasilkan pembayaran bersih yang akurat.
Setelah proses penggajian selesai, tahap berikutnya adalah pemeriksaan dan verifikasi terhadap akurasi data guna mencegah terjadinya kesalahan yang tidak diinginkan.
3. Pasca-Penggajian
Pada tahap ini, semua pemotongan gaji yang diatur oleh undang-undang, seperti pajak penghasilan (PPh), akan direkam secara rinci. Tim administrasi penggajian bertanggung jawab untuk menyusun laporan yang sesuai dan mengirimkannya ke lembaga pemerintah terkait.
Selain itu, tim HR bekerja sama dengan tim keuangan untuk mencatat setiap transaksi keuangan terkait proses penggajian. Hal ini penting karena gaji merupakan salah satu komponen biaya operasional yang signifikan dan harus dicatat dengan baik dalam pembukuan perusahaan.
Custom Software Payroll by Lyrid
Setelah Anda mengetahui manfaat dan cara kerja software payroll, tentunya Anda menyadari bahwa software sangat penting untuk dimiliki oleh perusahaan. Nah, jika Anda membutuhkan software payroll, Lyrid adalah jawabannya.
Lyrid merupakan perusahaan konsultan IT yang menyediakan seluruh layanan custom software guna membantu mentransformasikan bisnis Anda ke jenjang level selanjutnya. Seluruh software yang Anda butuhkan dapat kami custom sesuai dengan kebutuhan dan keinginan Anda, khususnya software payroll by Lyrid.
Jadi, tunggu apalagi? Segera hubungi tim kami melalui:
Email: marketing@lyrid.co.id
Telepon: (021) 588-5880
Lokasi: Galeri Niaga Mediterania II J8-O/P, Pantai Indah Kapuk, Jakarta Utara, 14460
